L’article 5 de la loi sur les matières premières précise le type d’activités nécessitant l’octroi d’une licence par la ROHMA. Ces activités incluent : l’extraction (y compris les activités réalisées en surface, en profondeur, en mer ou par des procédés spécifiques – p. ex. « in situ leaching »), le raffinage, la fonte, le transport et les activités logistiques afférentes, le forage (p. ex. pétrolier), la culture, l’entreposage, la transformation, le négoce ou la distribution de matières premières physiques.
La procédure d’attribution des licences par la ROHMA est aussi transparente que possible ; elle débute en principe avant le début des activités pour lesquelles la licence est sollicitée. La ROHMA encourage tous les futurs assujettis à prendre contact avec elle aussi tôt que possible de façon à débuter les procédures d’attribution de licence à temps. Ceci permet à la ROHMA d’expliquer ses processus, ses attentes et d’identifier les enjeux pouvant affecter le choix de l’attribution d’une licence.
Lorsqu’une société produit l’ensemble des documents nécessaires, la ROHMA évalue l’opportunité de décerner une licence ; elle rend sa décision dans les deux mois. Les délais réglementaires pour les décisions d’octroi de licence sont : (i) de 2 mois lorsque tous les documents nécessaires ont été remis par la société sollicitant une licence ; et (ii) de 6 mois lorsque certains documents sont manquants.
Les facteurs permettant de différer l’octroi d’une licence sont notamment les suivants :
- une demande de licence est incomplète ou de mauvaise qualité ;
- la société sollicitant une licence est incapable de collaborer avec la ROHMA, ou elle fait preuve de mauvaise volonté. Elle n’est pas capable de satisfaire les obligations légales (p. ex. mise en place de systèmes de contrôle interne cruciaux, incapacité à donner des informations détaillées sur ses partenaires d’affaires, etc.) ;
- une société tarde excessivement à répondre aux demandes d’informations de la ROHMA.
Prérequis pour l’obtention d’une licence
Les informations suivantes doivent être portées à la connaissance de la ROHMA lors du processus d’octroi d’une licence :
- Informations détaillées sur la (ou les) personne (s) morales et physiques sollicitant la licence et sur les entités qui en disposeront.
- Informations sur les bénéficiaires effectifs et les principaux investisseurs dans le projet pour lequel la licence est sollicitée.
- Informations sur le groupe dont l’entité sollicitant une licence fait partie, et sur la structure détaillée de ce groupe.
- Informations détaillées sur les personnes qui conduiront les opérations de l’entité sollicitant une licence et sur la structure de direction de celle-ci.
- Informations détaillées sur le business plan (incluant les potentiels élargissements des activités de l’entité sollicitant une licence) ; résultats des analyses d’impact sur les droits humains et résultats des procédures de diligence sur la chaine d’approvisionnement future.
- Informations détaillées sur les procédures de diligence relatives à la chaîne d’approvisionnement, aux droits humains ou aux mesures anti-corruption.
- Informations détaillées sur les partenaires d’affaires futurs incluant le résultat des procédures de diligence destinées à s’assurer de l’implication éventuelle de PEP sur la chaine d’approvisionnement.
- Copies des licences ou des permis obtenus ailleurs (p. ex. licence extractive) et copie des contrats conclus. Informations détaillées sur les produits, les marchés de destination, les canaux d’approvisionnement, les pratiques de fixation des prix et informations détaillées relatives à la nature de la licence demandée (p. ex. pour activités extractives ou activités de négoce).
- Informations détaillées sur la façon dont le futur assujetti entend se procurer les fonds nécessaires à la conduite de ses activités.
- lorsque cela est approprié, informations sur le résultat des éventuelles études menées pour déterminer la localisation des activités pour l’exercice desquelles une licence est sollicitée.
- Informations sur l’ampleur des opérations que l’entité sollicitant une licence entend mener, ainsi que sur les éventuelles extensions de celles-ci.
Un émolument est perçu lors de la soumission d’une demande de licence. L’octroi d’une licence est signalé par écrit au requérant.
Examen des demandes de licence
L’examen des demandes de licence consiste principalement à déterminer si le requérant serait capable, au cas où sa demande était acceptée, de satisfaire ses obligations légales ainsi que les exigences de la ROHMA, lors de l’attribution de la licence et ultérieurement. Cet examen consiste notamment à s’assurer des faits suivants :
- La société requérante est effectivement susceptible d’être supervisée par la ROHMA, étant donné la nature et la complexité de ses activités, sa structure et la nature de ses liens avec d’autres entités ou des individus.
- Les ressources non financières de la société requérante sont appropriées au regard des activités pour lesquelles elle sollicite une licence. Ceci inclut l’examen de sa capacité à effectuer ses opérations étant donné l’échelle et la nature de ses activités, y compris la façon dont elle entend appliquer ses politiques, la nature des systèmes et des ressources dont elle dispose pour détecter les risques découlant de ses activités et éviter de violer ses obligations légales, en particulier les dispositions découlant de la LROHMA et de la LMAP.
- La société requérante est appropriée, c’est-à-dire qu’elle est à même de satisfaire les exigences destinées à assurer qu’elle conduira ses activités de manière irréprochable. Cet examen inclut l’étude de la probité, des compétences et des capacités des personnes destinées à jouer un rôle central dans la société, ou de celles qui y exercent déjà.
- La stratégie d’affaires de la société requérante doit être à même de garantir une activité irréprochable ; ceci implique la viabilité de son modèle d’affaires et une organisation appropriée par rapport aux activités régulées envisagées.
Les sociétés requérantes ont accès à l’équipe de la ROHMA chargé de l’octroi des licences. Cette équipe est constituée d’experts capables d’examiner efficacement les sollicitations. Cette équipe épaule les sociétés requérantes au cours du processus d’octroi de licence. Elle garantit en outre la transmission efficace de leurs dossiers, une fois les licences obtenues, au département de la ROHMA chargé de superviser les activités des assujettis.